PAISOFT es una base de datos creada en excel utilizando diferentes opciones como los comando, BUSCARV y las macros; las cuales nos permiten utilizarla facilmente y tener los datos muy bien organizados, además de ser un sencillo ejemplo de las diversas actividades que se pueden llevar a cabo en excel.

MACROS

Las macros son partes de codigo de programación las cuales son interpretadas por excel y lleva a cabo distintas acciones o una sucesión de tareas; de esta forma se pueden realizar tareas repetitivas muy facilmente con una sola macro.

Para crear una macro debemos dar click en grabar macro, aparece una pequeña pantalla en la que debemos ingresar un nombre, una letra en donde dice ctrl, una breve descripcion de la funcion de la macro, click en aceptar y nos aparece una barra de grabación que nos indica que se esta grabando la macro.

Despues de esto realizamos el procedimiento para hacer la macro, es decir un cuadro con datos y opciones; para finalizar damos click en detener grabacion y deshacemos todo lo que hicimos. para comprobar la activacion de la macro teclamos ctrl +la letra que le otorgamos a la macro e inmediatamente esta se debe ejecutar, tambien podemos hacer click en ejecutar macro.

para activar la funcion del comado debemos dar click derecho - ver codigo, aparece una pantalla en la que debemos escribir el numero de la hoja con la cual deseamos enlazar el comando, segudi de un punto y de la palabra activate por ejemplo deseamos activar el comando con la hoja del menu osea la hoja 1, la activacion seria asi: hoja1.activate. Despues para comprobar la funcionalidad del comando damos click en modo de diseño y despues sobre el comando activado el cual debe trasladarnos a la hoja con la cual lo enlzamos.

En la base de datos PAISOFT observamos muchos botones de comandos el las diferentes partes, los cuales nos permiten desplazarnos con facilidad a la parte que deseamos llegar; cabe destacar que la parte del menu esta conectada con la partes restandes de la base de datos, asi mismo cada una de las diferentes partes se conecta con el menu principal a través de los comandos.

COMANDOS.

Para crear comandos debemos hacer click en la opcion programador - insertar - seleccionamos si es boton o flechas, luego desplazamos el cursor en el lugar donde deseamos poner el comando y le agregamos las propiedades correspondientes como el nombre del comando, un color de relleno, la fuente, etc. debemos tener en cuenta que si el comando que insertamos es de flechas el valor maximo al que este puede llegar es de 100 y el minimo es de 50. por ultimo solo nos faltaria activar la funcion del comando.

COMANDOS Y MACROS EN EXCEL...

EXCEL, tiene una amplia gama de funciones y opciones muchas de las cuales fueron necesarias para crear y darle funcionalidad al PAISOFT, por ejemplo las funciones que brinda la opcion programador, la cual nos permite crear comando y macros para darle mayor organizacion a toda la información que deseamos incliur en la base de datos.

para poder utilizar la opcion programador a veces es necesario activarla de la siguiente manera; damos clic en office - opciones de excel - mostrar programador; despues de activarlo podemos desplegarlo y encontramos distintas funciones como insertar, grabar macros, modo de diseño, etc.

FACTURACIÓN ESQUEMA MONOVALENTE.

La septima y ultima parte de nuestra base de datos PAISOFT es la facturación del esquema monovalente; la cual nos permite expedir facturas con vacunas en dosis monovalentes para administrarsela a usuarios que no llevan el esquema de vacunación ideal. para poder expedir esta factura, debemos ingresar el numero de identificacion del usuario, la edad, el codigo de las vacunas que se le deben administrar siguiendo el esquema de vacunacion para niños sin antecentes o con esquemas de vacunacion incompletos y el numero de la dosis que se va administrar.

para crear la facturacion del esquema monovalente solo se requiere de crear una tabla con los datos que se necesitan, llenarla y utilizar la funcion BUSCARV de la misma forma en que se hablo anteriormente. tambien se requiere del uso de algunos comandos para mayor funcionalidad de la base de datos.

FACTURACIÓN ESQUEMA IDEAL

la sexta parte del programa PAISOFT es la facturación del esquema ideal, la cual nos permite expedir un certificado con las vacunas que se deben administrar al usuario en la proxima cita teniendo en cuenta la edad de este; para poder hacer la factura debemos ingresar el numero de indentificacion del usuario el cual de estar incluido en la base de datos, luego indicamos la edad pulsando los botones (comandos con las edades) y enseguida aparecen los biologicos correspondientes y solo nos fataria imprimir. Tambien observamos comandos que nos permite limpiar la informacion y cambiar el numero de facturas ante la llegada de otro usuario.

ESQUEMA DE BIOLOGICOS

La quinta parte de PAISOFT es el esquema de biologicos, en el cual observamos dos cuadros con la informacion general de los biologicos (vacunas): la edad en la que se debe administrar el biologico, el nombre del biologico a administrar, la dosis indicada,el nunero de dosis y un codigo que nos permite identificar cada vacuna; esta es la informacion que necesitamos para poder expedir la facutación del esquema monovalente, el cual se entrega cuando los usuarios no han cumplido con el esquema de vacunacion ideal.

Este esquema es muy facil de hacer ya que solo utilizamos tablas o cuadros e ingresamos los datos.

ESQUEMA DE VACUNACION

El esquema de vacunación es la cuarta parte de PAISOFT, en el podemos observar las vacunas que se le han administrado a los usuarios, con el simple hecho de ingresar su numero de identificación; de esta manera podemos saber si los biologicos han sido administrados en el tiempo indicado, si se esta cumpliendo con el esquema de vacunación ideal, cuales son las vacunas que le hacen falta o para cuales necesita refuerzo. Con esta informacion es posible expedir certificados de vacunación ideal o monovalente en el cual digamos cuales vacunas se le deben administrar en la proxima cita.

para crear el esquema de vacunación solo se necesita hacer cuadros o tablas y utilizar la funcion BUSCARV, la cual les mencione anteriormente, se debe realizar el mismo procedimiento con cada una de las vacunas en las diferentes fechas de administración indicada. por ejemplo si vamos a ingresar la vacuna BCG debemos enumerar las columnas las cuales deben estar dentro de un rango general ( el que se hizo en la lista de usuarios para ingresar los datos) luego una vez hecho el cuadro procedemos a usar la función buscarv primero seleccionamos la celda donde vamos a ingresar el # de identificación L13; despues para ingresar la vacuna escribiriamos =buscarv( celda para identificación; nombre del rango general;numero de la columna de la vacuna BCG 8 ; falso para que se tenga encuenta la ordenación ) nos quedaria asi =BUSCARV(L13;VACUNACIÓN;8;FALSO). Para completar el cuadro realizariamos el mismo procedimiento con todas las vacunas del esquema.

En esta parte de PAISOFT tambien vemos botones de comando, mas adelante comentaremos como crearlos y activarlos.

BUSQUEDA DE USUARIOS

Esta es la tercera parte de PAISOFT, este formato nos permite buscar la informacion completa, es decir, los datos personales de cualquiera de los usuarios, todo esto simplemete con ingresar el numero de identificación.

Para poder realizar esta funcion es necesario utilizar la funcion de excel BUSCARV, la cual se ingresa de la siguiente manera se selecciona una celda por ejemplo c5 que seria el rango a buscar, luego escribimos =buscarv ( el # de la celda; el nombre que le dimos al rango general de la base de datos dentro de la cual vamos a buscar la informacion, el numero de la colunma correspondiente (nombre 6, sexo 2, direccion 4); por ultimo escribimos falso Para que se mantenga en cuenta la ordenación ).

la funcion quedaria asi: =buscarv(f16;vacunacion;6;falso)

luego repetimos la funcion en las diferentes casillas de los datos que deseamos encontrar, sexo, telefono, direccion,etc.

Esta es la ventana que se abre al activar la opcion formulario a través de la cual ingresamos los datos de la base de datos PAISOFT.

LISTA DE USUARIOS

La lista de usuarios de la base de datos PAISOFT esta compuesta por difrenetes casillas que contienen deferentes informaciones como la identificación, sexo, telefono, dirección, E.P.S, nombre completo, seguidamente las vacunas que se deben administrar. fechas para las proximas citas y algunas obervaciones.

La lista de usuarios fue hecha usando un cuadro normal de excel, los datos se ingresaron a través de la opcion formularios la cual se activa por medio del boton windown de la parte superior de la pantalla - opciones de excel - personalizar - comandos disponibles y se escoge formulario. Una vez ya este activada la opcion formulario, para poder ingresar los datos; debemos seleccionar un rango general y darle el nombre general (VACUNACIÓN), despues hacemos clic en formularios y nos aparece una pantalla en la cual se ingresan los datos de forma rapida.

PAISOFT...

Es una base de datos en la cual encontramos un amplio grupo de niños, los cuales ha sido registrados con el fin de estar al tanto de cuales vacunas se les ha aplicado durante el proceso de inmunización que la desde el nacimiento hasta los 5 años de edad. De esta manera podemos tener esta informaion a nuesro alcance para asi poder expedir certificados de vacunación al instante.

En esta primera hoja de la base de datos PAISOFT observaremos, el logotipo de la base, diferentes botones de comandos los cuales nos permiten movernos facil y rapidamente por la base de datos; con esto comandos podemos ir a la busqueda de informacion sobre las vacunas, lista de usuarios,antecedentes de vacunas, esquema de biologicos y facturaciones ( ideal Y monovalente)

EXCEL

Excel es un programa que esta incluido en el paquete de microsoft office, en el cual podemos desarrollar diversa tareas y funciones; una de ellas es poder organizar gran cantidad de informacion en forma de base de datos para asi poder utilizaro y tenerlos al nuestro alcance en el momento en el que lo necesitemos.

Dichas bases de datos se crea usando diversas opciones y funciones que nos brinda el programa de excel, por ejemplo: la opcion de formulario la cual nos permite ingresar gran cantidad de datos de forma rapida y facil, la opcion programador la cual nos permite crear comandos que nos facilitan ir de una hoja a otra, asi mismo la opcion macros la cual nos ayuda a automatizar tareas; tambien encontramos una opcion muy importante BUSCARV con la cual podemos encontrar diferentes datos con e simle hecho de ingresar cierta informacion que se encuentre dentro del rango de la base de datos.

Acontinuacion observaremos una base de datos " PAISOFT ", comentaremos de forma breve como se creo, como funciona y como podemos utilizarla.